Jak zorganizować spotkanie

Z Aviary.pl wiki
Skocz do: nawigacja, szukaj

Ta strona zawiera najważniejsze informacje potrzebne przy organizacji aviarowego spotkania.

Data spotkania

Data spotkania powinna być ustalona w ostatni dzień poprzedzającego spotkania (czyli ok. pół roku wcześniej).

Co należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu daty

  • liczbę osób, która będzie mogła się pojawić (jeśli jednej osobie nie odpowiada jakiś termin, za to jesteśmy w stanie znaleźć inny, który wszystkim odpowiada - to lepiej wybrać ten drugi)
  • święta (należy unikać spotkania w święta państwowe, za to spotkanie tydzień przed lub tydzień po świętach często jest dobrym pomysłem dla osób z zagranicy, którzy przyjeżdżają do Polski na święta)
  • dostępność i koszt miejsc noclegowych (trzeba zorientować się, czy w wybranych datach w okolicach nie jest planowana jakaś duża impreza, wymagająca miejsc noclegowych - wtedy ceny rosną, a dostępność spada)
  • średnie temperatury w miejscu spotkania wg wybranego okresu (pod tym względem jeśli chodzi o Polskę - spotkanie pod koniec września będzie lepsze niż na początku listopada, jeśli chodzi o cieplejsze kraje - może być odwrotnie - na początku listopada wciąż będzie ciepło, a ceny noclegów będą niższe)

Finansowanie

O finansowanie spotkania należy zadbać jak najwcześniej - najlepiej od razu po skończeniu kolejnego spotkania. Wyliczając koszt należy wziąć pod uwagę:

  • koszt noclegu
  • koszt transportu uczestników (jeśli spotkanie jest na odludziu, trzeba dodatkowo pamiętać o koszcie transportu gości z dużego miasta)
  • koszt wyżywienia
  • koszt dodatkowych atrakcji
  • inne koszty (np. gadżety itp.)
  • gości (zawsze na spotkanie zapraszani są goście)

Miejsce spotkania

Strategie wyboru miejsca

  • szukamy ciekawego obiektu po spotkaniu, mając z góry ustaloną datę
  • szukamy ciekawego obiektu jeszcze przed ustaleniem daty spotkania i sprawdzamy, czy w dniach kiedy jest dostępny - możemy zorganizować spotkanie

Jakie wymagania powinien spełniać obiekt

Lokalizacja

  • dla spotkania 3-dniowego i krótszego - wyłącznie duże miasta z portem lotniczym (przede wszystkim ze względu na czas dotarcia na miejsce osób z zagranicy)
  • dla spotkania 4-dniowego i dłuższego - dowolne miejsce (ale jeśli wybrane miejsce to nie duże miasto z portem lotniczym - trzeba przygotować dodatkowy transport - i uwzględnić to w budżecie)
  • dostępność sieci komórkowych w miejscu spotkania - to jest bardzo ważne (w miejscowości Lipie był z tym poważny problem - próbowaliśmy ominąć awarię w dostępie do Internetu łącząc się z siecią komórkową, ale nie było zasięgu żadnej sieci, kilka osób miało problem z dotarciem na miejsce i nie miało jak skontaktować się z osobami na miejscu)

Standard obiektu

Miejsce do dyskusji

  • stacjonarny dostęp do Internetu (należy być przygotowanym na sytuacje awaryjne i być przygotowanym na alternatywny dostęp - zapasowy router ADSL, telefony komórkowe itp.)
  • wygodne sofy i fotele (to jest bardzo ważne - nikt nie chce przez kilka dni siedzieć na krzesłach w sali konferencyjnej)
    • jeśli wynajmujemy willę - szukamy takiej, w której jest pomieszczenie, gdzie będzie mogło jednorazowo wygodnie siedzieć kilkanaście osób
    • jeśli wynajmujemy hotel - szukamy takiego, który będzie w stanie wstawić do sali konferencyjnej tyle sof i foteli, by wszyscy mogli wygodnie siedzieć
  • projektor - rozważamy dwie możliwości:
    • projektor jest w obiekcie - upewniamy się jakimi kablami można się do niego podpiąć, prosimy o jak najszerszy wybór (w tym momencie najpopularniejsze w zespole to: Mini DisplayPort, DVI, VGA), sprawdzamy, czy wynajęcie projektora jest płatne
    • projektora nie ma w obiekcie - próbujemy znaleźć osobę w zespole, która taki projektor przywiezie, upewniamy się, że w pomieszczeniu z sofami będzie puste miejsce na ścianie, gdzie będzie można wyświetlić obraz, upewniamy się jakimi kablami można się do niego podpiąć, dbamy o jak najszerszy wybór (w tym momencie najpopularniejsze w zespole to: Mini DisplayPort, DVI, VGA)
  • flipchart i pisaki - upewniamy się, że jest w obiekcie, jeśli nie ma - próbujemy przekonać właściciela obiektu, by go zdobył, sprawdzamy ewentualny koszt wypożyczenia
  • wielokolorowe karteczki samoprzylepne i długopisy - tego nie oczekujemy od obiektu :-) - kupujemy i przywozimy ze sobą
  • przedłużacze (potrzebne do podpięcia laptopów) - upewniamy się, że będą na miejscu, jeśli nie - szukamy kogoś, kto przywiezie
  • konsola gier - jeśli nie ma jej na wyposażeniu obiektu - przywozimy ze sobą
  • klimatyzacja - konieczna tylko wtedy, gdy spotkanie jest organizowane w miejscu, gdzie o tej porze roku jest bardzo gorąco

Nocleg

  • najlepiej, jeśli nocleg i miejsce do dyskusji są w tym samym obiekcie lub w bardzo bliskiej odległości
  • trzymamy się zasady, że każdy ma łóżko dla siebie - podwójne łóżka można rozważać tylko wtedy, gdy ktoś o to poprosi
  • w hotelu:
    • szukamy pokoi z dwoma łóżkami, rozważamy 3 łóżka w pokoju, tylko wtedy, gdy to konieczne ze względu na ograniczone środki budżetowe
    • domyślnie mężczyzn i kobiety przypisujemy do osobnych pokoi, chyba że dwie osoby poproszą o wspólny pokój
  • w willi/apartamencie:
    • w przypadku łóżek podwójnych - zakładamy, że śpi na nich jedna osoba
    • jeśli liczba łóżek jest za mała - dopytujemy, czy może być zwiększona
    • w miarę możliwości mężczyzn i kobiety przypisujemy do osobnych pokoi, jeśli jest to niemożliwe upewniamy się w zespole, czy komuś to nie przeszkadza
    • upewniamy się, czy w obiekcie jest wystarczająca liczba łazienek - idealnie jest jeśli każdy pokój ma osobną łazienkę, jedna łazienka na więcej niż 3 osoby może być kłopotem

Śniadanie

  • jeśli chodzi o hotel - oczekujemy śniadania w cenie noclegu
  • jeśli chodzi o willę/apartament - w obiekcie powinna być dostępna kuchnia, gdzie można samemu przygotować jedzenie

Dodatkowe atrakcje

  • z atrakcjami w dużym mieście nie ma problemu, więc sam obiekt nie musi takowych oferować
  • jeśli to obiekt poza dużym miastem upewniamy się, jakie atrakcje można zapewnić gościom na miejscu, przykłady:
    • możliwość rozpalenia ogniska w pobliżu
    • miejsce na grillowanie
    • bliskość gór, lasów, gdzie można wybrać się na spacer
    • stół bilardowy w obiekcie
    • inne ciekawe atrakcje niedostępne w innych miejscach

Wyżywienie

Zadbanie o wyżywienie wygląda zupełnie inaczej, jeśli spotkanie ma miejsce w dużym mieście, a jeśli ma miejsce na odludziu. Bardzo ważne: należy zorientować się, czy ktoś z gości ma specjalne wymagania co do jedzenia (np. nie je mięsa), jest na coś uczulony. Znane ograniczenia w zespole: jedna osoba nie może jeść truskawek, należy o tym pamiętać.

Wyżywienie w dużym mieście

Śniadanie

  • w przypadku noclegu w hotelu oczekujemy, że cena noclegu zawiera już śniadanie
  • w przypadku noclegu w willi/apartamencie oczekujemy, że w obiekcie jest kuchnia i upewniamy się, że w pobliżu jest sklep spożywczy (ważne: w jakich godzinach jest otwarty), gdzie goście będą mogli kupić coś na śniadanie. Opcjonalnie: zamawiamy jedzenie online.

Lunch

  • jest kilka możliwości:
    • sprawdzamy czy właściciel obiektu może zapewnić lunch na miejscu
    • zamawiamy jedzenie z dostawą na miejsce
    • jeśli mamy dużo czasu - rozważamy zjedzenie lunchu gdzieś niedaleko

W trakcie dnia

  • w przerwach między głównym posiłkami często ktoś jest głodny lub chce mu się pić - należy zadbać, by w miejscu gdzie toczy się dyskusja były dostępne:
    • owoce
    • słone przekąski
    • herbata, kawa, woda, soki, napoje gazowane

Kolacja

  • jeśli spotkanie trwa 3 dni - planujemy 2 kolacje, 4 dni - 3 kolacje itd.

Wszystkie kolacje z wyjątkiem ostatniej

  • szukamy czegoś dobrego w bardzo dobrej cenie, kolacja może nie zawierać deseru lub przystawki.

Ostatnia kolacja

  • szukamy wśród najlepszych restauracji, na jakie nas stać. Pomocą mogą służyć osoby z zespołu, które mieszkają w danym mieście lub portale takie jak np. Gastronauci.pl.
  • dbamy o to by był to zestaw: przystawka, danie główne, deser (chyba, że restauracja ma nietypową ofertę - np. w przypadku kuchni molekularnej będzie to więcej dań). Do tego napoje (kawa, herbata, woda, soki, napoje gazowane) i wino.
  • wybieramy lepsze wino (np. dla win francuskich preferujemy te A.O.C.), ale bez szaleństw. Trzeba pamiętać, że każdy wypije od 1/2 do 1 butelki wina. Wszystko zależy jak długo trwa kolacja
  • w przypadku specjalnych okazji rozważamy tort z nadrukiem aviarowym i szampan (raczej nie wino musujące)

Wyżywienie na odludziu

Próbujemy ustalić, czy właściciel obiektu może zadbać o wyżywienie (przynajmniej o lunch i kolację). Jeśli nie próbujemy znaleźć firmę, która zapewnia catering.

Śniadanie

  • jeśli w pobliżu jest sklep spożywczy możemy zadbać o śniadanie sami, jeśli nie - możemy przywieźć produkty w pierwszy dzień lub zamówić firmę cateringową

Lunch

  • powinien być zapewniony przez właściciela lub firmę cateringową. Opcjonalnie można go zjeść w pobliżu.

W trakcie dnia

  • w przerwach między głównym posiłkami często ktoś jest głodny lub chce mu się pić - należy zadbać, by w miejscu gdzie toczy się dyskusja były dostępne:
    • owoce
    • słone przekąski
    • herbata, kawa, woda, soki, napoje gazowane

Kolacja

  • powinien być zapewniony przez właściciela lub firmę cateringową

Strona wiki

  • wszystkie przydatne informacje dotyczące spotkania powinny być spisane na wiki spotkania. W szczególności powinno się tam znaleźć:
    • data spotkania (od - do)
    • agenda
    • szczegółowe informacje dotyczące dojazdu (trasa dojścia - opis + mapa + street view, dojazdu, informacje o kosztach dojazdu w zależności od środka transportu, gdzie kupić bilety, gdzie zaparkować, ile to kosztuje itp.). Należy zakładać, że ktoś nigdy nie był w mieście gdzie jest spotkanie albo/i ma trudności w orientacji.
    • mapka (jedna lub więcej), na której będą wszystkie obiekty związane ze spotkaniem (hotele, restauracje, dworce, porty lotnicze itp.)
    • informacje dotyczące noclegu (miejsce, godziny, co jest w cenie noclegu i inne ważne informacje)
    • informacje dotyczące wyżywienia (co jest zapewnione, gdzie będziemy jeść, co itp.)
    • lista uczestników
    • co jest sfinansowane, a za co trzeba zapłacić samemu
    • inne: cel spotkania, lista tego, kto co przywiezie, miejsce na dodanie odnośników do zdjęć, na datę następnego spotkania, na listę priorytetów na najbliższy czas itp
  • jeśli na spotkaniu będą goście nie znający języka polskiego - najważniejsze informacje powinny być dodatkowo w języku angielskim, ewentualnie można je umieścić na osobnej stronie wiki

O czym należy zawsze pamiętać

  • w większości sytuacji ceny i warunki można negocjować, zawsze warto próbować. Przykłady:
    • hotel nie ma sof w sali konferencyjnej, ale wiele hoteli może to zapewnić za opłatą lub bez dodatkowej opłaty
    • często można uzyskać lepszą cenę jeśli zaproponuje się wcześniejszą zapłatę części lub całości kwoty
    • czasami, zamiast niższej ceny można uzyskać rozszerzoną ofertę za tą samą cenę (np. dłuższy czas gry w kręgle za tą samą cenę)
    • można też stosować technikę porównania - np. można mając dwie oferty - można temu kto życzy sobie więcej podać cenę konkurencji i poprosić o niższą (niż konkurencja cenę)
    • należy negocjować nawet wtedy, gdy wiemy, że przyjmiemy ofertę, niezależnie od tego, czy dostawca usługi obniży cenę, czy nie
  • ustalając warunki wynajmu obiektu/usługi należy na końcu zrobić podsumowanie i upewnić się, że druga strona rozumie wszystko tak, jak my. W kluczowych kwestiach należy się upewniać kilka razy. Nie należy nigdy zakładać, że coś jest oczywiste.
  • goście mają mieć zapewniony pełen komfort pobytu - nie powinni się martwić kto zapłaci za usługę
  • na spotkaniu powinna być obecna co najmniej jedna (najlepiej dwie) osoby, która:
    • może podejmować decyzje o wydatkach
    • będzie płacić za usługi, które nie zostały wcześniej opłacone
    • będzie podejmować decyzje w nieprzewidzianych przypadkach
    • do której uczestnicy mogą się zwrócić z każdym problemem
  • jeśli płacimy za coś na miejscu kartą kredytową - musimy być przygotowani na sytuację awaryjną (np. awaria w banku - wystawcy karty) i móc zapłacić np. inną kartą
  • nigdy nie zostawiamy niczego na ostatnią chwilę ("jakoś to będzie"), wszystko ma być gotowe wcześniej
  • nigdy nie zakładamy, że jakiś problem nie wystąpi, dlatego staramy się mieć plan B. Przykład: w miejscowości Lipie, po przybyciu na miejsce okazało się, że jest awaria i nie ma dostępu do Internetu. Mieliśmy zapasowy modem ADSL, telefony komórkowe różnych sieci (łączność z Internetem przez komórki), ale okazało się, to nie była awaria modemu (nasz nie pomógł), a na miejscu nie było zasięgu żadnej z sieci komórkowych. Niemożliwe stało się faktem, niestety nie mieliśmy na taką sytuację awaryjnego planu i musieliśmy czekać na usunięcie awarii.
  • nie ma rzeczy niemożliwych - wszystko da się załatwić, nigdy nie należy zakładać, że nasz najdziwniejszy pomysł jest niemożliwy do realizacji